Neste tutorial, você vai montar o ciclo de reuniões entre famílias e professores no eAgenda, do cadastro do professor até a liberação das turmas para agendar.

A configuração segue esta ordem: criar o acesso de cada professor, criar a agenda dele com atendimento por videoconferência, pedir que ele conecte o Google Calendar e, por fim, montar as listas de acesso com os alunos de cada turma e as agendas que cada lista pode enxergar. No final há um teste rápido para fazer antes de avisar as famílias.

Ao final, cada aluno entra na plataforma com o e-mail e a senha que a escola definiu, vê apenas as agendas liberadas para a turma dele e marca o horário direto com o professor, já com o link da videoconferência gerado.

I – Criando o acesso do professor

Acesse o painel e faça login.
Abra a tela de usuários da equipe e clique em incluir um novo usuário.
Preencha o nome completo do professor.
Preencha o e-mail do professor. É por esse endereço que ele vai redefinir a senha depois, então use um e-mail que ele realmente acesse.
Defina uma senha inicial e guarde essa informação para repassar a ele.
No campo de perfil, selecione Colaborador.
Deixe os demais campos em branco e conclua a criação da conta.

Repita esse passo para cada professor que vai atender as famílias.

II – Criando a agenda do professor

Cada professor precisa da própria agenda: é ela que aparece para as famílias na hora de escolher com quem falar.

Abra a tela de configuração de agendas e clique em adicionar uma agenda.
Informe o nome da agenda. Use o nome do professor, porque é esse texto que o aluno vai ver na hora de agendar.
Habilite o atendimento por videoconferência e selecione o Google Meet como forma de atendimento.
Configure os horários de atendimento da agenda, seguindo o mesmo critério das demais agendas da escola: dias da semana, faixa de horário e duração de cada reunião.
Vincule o usuário do professor a essa agenda. Sem esse vínculo ele até entra na plataforma, mas não enxerga os agendamentos que chegam.
Salve a agenda.

III – Conectando o Google Calendar

Esta etapa é feita pelo próprio professor, com o acesso criado na etapa I. A conexão não pode ser feita pela escola: o link da reunião nasce da conta Google dele.

Peça que o professor acesse o painel e faça login com o e-mail e a senha inicial que você definiu.
Ele deve abrir a tela de integração com o Google Agenda, dentro da área de Integrações.
Em Google Calendar, ele clica em Conectar e autoriza o acesso à agenda que será usada nas reuniões.

Feita a conexão, cada agendamento confirmado passa a gerar automaticamente o link da videoconferência e a lançar o compromisso no Google Agenda do professor.

IV – Montando a lista de acesso da turma

As listas de acesso são o que separa uma turma da outra: cada lista guarda os alunos e diz quais agendas eles podem ver.

Antes de começar, tenha em mãos a relação de alunos da turma já organizada, com nome, e-mail e senha de acesso na ordem em que serão importados.

No menu lateral, abra Conta e depois Acesso de clientes, ou vá direto para a tela de listas de acesso.
Você verá todas as listas já existentes, uma por turma. Localize a turma que vai configurar, por exemplo o primeiro ano do ensino médio.
Clique sobre a coluna de clientes dessa lista para ver todos os alunos ativos nela.
Antes de subir a relação nova, desative os alunos que já estão na lista. Isso evita que alunos do período anterior continuem com acesso à turma.
Use a opção de importar para enviar a planilha da turma atualizada. A planilha precisa seguir a ordem de colunas nome, e-mail e senha de acesso.

Na própria tela de importação existe a opção de baixar o modelo de planilha já com as colunas na ordem certa. Vale usar esse modelo como base: ele evita erro de ordem de coluna, que é o motivo mais comum de uma importação entrar com os dados trocados.

A senha da planilha é a que o aluno vai usar para entrar na plataforma e agendar, então ela precisa chegar às famílias junto com o comunicado da reunião.

V – Definindo as agendas e as regras da lista

Volte para a relação de listas e clique em editar na turma que você acabou de importar.
Em agendas com acesso, selecione as agendas dos professores que aquela turma pode agendar.
Revise as regras da lista, como exigir login obrigatório e o número máximo de agendamentos por aluno, por exemplo cinco.
Salve a lista.

VI – Testando antes de liberar para as famílias

Antes de enviar o comunicado, entre na plataforma com o e-mail e a senha de um aluno da lista e confira três pontos: se ele consegue fazer login, se enxerga apenas as agendas dos professores daquela turma e se consegue concluir um agendamento.

Feito o teste, cancele esse agendamento de teste e libere o comunicado para as famílias.

Erros comuns

O professor entra mas não vê os agendamentos: o usuário dele não foi vinculado à agenda na etapa II.
O agendamento é confirmado mas não gera link de reunião: o professor ainda não conectou o Google Calendar, ou a agenda não está configurada como atendimento por videoconferência.
O aluno não consegue entrar: confira se ele está ativo na lista de acesso e se a senha informada é a mesma da planilha importada. Se a senha se perdeu, ele precisa redefini-la pelo e-mail cadastrado.
O aluno vê agendas de outras turmas: revise as agendas com acesso na etapa V, porque a lista está liberando mais agendas do que deveria.
Alunos do período anterior ainda aparecem: eles não foram desativados antes da importação da etapa IV.

Tutoriais relacionados

Para orientar as famílias, envie o tutorial Como agendar reuniões com os professores, que mostra o passo a passo do lado do aluno.
Para detalhes da conexão com o Google, consulte Como integrar com o Google Meet.
Para ajustar os horários das agendas dos professores, consulte Como configurar sua primeira agenda.