No eAgenda, você pode configurar a quantidade de pessoas que poderão realizar agendamentos em um mesmo horário e, quando necessário, permitir que os clientes incluam acompanhantes durante o agendamento.

Essa configuração permite definir se os acompanhantes serão considerados na capacidade de atendimento, além de estabelecer a quantidade máxima permitida por agendamento. Também é possível solicitar os dados dos acompanhantes e enviar e-mails para eles.

Dessa forma, você pode adaptar o funcionamento da agenda para diferentes situações, como atendimentos individuais, atividades em grupo, eventos ou serviços em que o cliente precise estar acompanhado.

I – Acesse a Configuração da Agenda

Acesse o eAgenda e faça login na sua conta.
No menu lateral, clique em Gestão de Agendas.
Em seguida, clique em Configuração.
Localize a agenda que deseja configurar.
Clique em Configurar.

Você será direcionado para a tela de configurações da agenda.

II – Definindo a quantidade de agendamentos por horário

Para definir quantas pessoas poderão realizar agendamentos no mesmo horário:

Acesse a etapa 2 – Horários.
Localize o campo Agendamentos por Horário.
Informe a quantidade de agendamentos que poderão ser realizados simultaneamente.

Por exemplo, se você definir 2 em Agendamentos por Horário, serão permitidos dois agendamentos naquele mesmo horário.

Essa configuração determina a quantidade de vagas disponíveis para agendamentos, independentemente da configuração de acompanhantes.

III – Habilitando os acompanhantes

Para permitir que os clientes incluam acompanhantes:

Acesse a etapa 5 – Avançadas.
Localize a seção Acompanhantes.
Habilite a opção Permitir Acompanhantes.

Ao ativar essa opção, serão disponibilizadas as configurações relacionadas aos acompanhantes.

IV – Definindo o máximo de acompanhantes

Depois de habilitar Permitir Acompanhantes, você poderá definir a quantidade máxima de acompanhantes permitidos em cada agendamento.

No campo Máximo de Acompanhantes, informe o número desejado.

Por exemplo, se você definir o máximo como 2, cada cliente poderá incluir até dois acompanhantes em seu agendamento.

Essa configuração permite adaptar a agenda de acordo com a capacidade e as características do atendimento.

V – Contabilizando acompanhantes na capacidade

A opção Contar Acompanhantes na Capacidade determina se os acompanhantes também irão consumir as vagas disponíveis para o horário.

Quando essa opção estiver habilitada, os acompanhantes serão considerados no limite definido em Agendamentos por Horário.

Por exemplo, se a agenda possui 2 vagas por horário e um cliente realizar um agendamento acompanhado de uma pessoa, serão utilizadas as duas vagas disponíveis: uma para o cliente e uma para o acompanhante.

Nesse caso, não será possível utilizar a segunda vaga para outro cliente.

Quando a opção Contar Acompanhantes na Capacidade estiver desabilitada, os acompanhantes não consumirão as vagas de agendamento.

Nesse cenário, considerando novamente uma agenda com 2 vagas por horário, um cliente acompanhado ocupará apenas 1 vaga, mesmo estando acompanhado de outra pessoa. A segunda vaga continuará disponível para outro agendamento.

VI – Configurando os dados dos acompanhantes

Também é possível solicitar informações dos acompanhantes durante o processo de agendamento.

Para isso, habilite a opção Solicitar Dados dos Acompanhantes.

Com essa configuração ativada, o sistema poderá solicitar os dados necessários dos acompanhantes adicionados ao agendamento.

Essa opção é útil quando é necessário registrar informações dos participantes que acompanharão o cliente durante o atendimento.

VII – Enviando e-mail para os acompanhantes

Caso seja necessário encaminhar comunicações diretamente aos acompanhantes, habilite a opção Enviar E-mail para Acompanhantes.

Essa configuração permite que os acompanhantes também recebam as comunicações relacionadas ao agendamento, conforme o funcionamento das notificações da plataforma.

VIII – Salvando as configurações

Depois de definir as configurações de acompanhantes conforme a necessidade da agenda:

Confira o número máximo de acompanhantes permitido.
Verifique se os acompanhantes deverão ou não ser contabilizados na capacidade.
Defina se serão solicitados os dados dos acompanhantes.
Defina se os acompanhantes receberão e-mails.
Clique em Salvar.

As configurações serão aplicadas à agenda.

IX – Como funciona a capacidade com acompanhantes

O comportamento da capacidade dependerá principalmente da combinação entre Agendamentos por Horário e Contar Acompanhantes na Capacidade.

Por exemplo, considerando uma agenda configurada com 2 agendamentos por horário:

Com a opção habilitada: um cliente + um acompanhante ocuparão as duas vagas disponíveis.
Com a opção desabilitada: um cliente + um acompanhante ocuparão apenas uma vaga de agendamento.

Dessa forma, você pode escolher se a capacidade configurada na agenda deverá considerar somente os clientes agendados ou também as pessoas que os acompanham.

Validação final

Ao concluir este tutorial, confirme se você conseguiu:

Acessar a configuração da agenda;
Definir a quantidade de Agendamentos por Horário;
Habilitar a opção Permitir Acompanhantes;
Definir o Máximo de Acompanhantes;
Configurar a opção Contar Acompanhantes na Capacidade;
Configurar a opção Solicitar Dados dos Acompanhantes;
Configurar a opção Enviar E-mail para Acompanhantes;
Salvar as configurações realizadas;
Verificar como a capacidade da agenda funciona com os acompanhantes.

Ao concluir essas etapas, a agenda estará configurada de acordo com as regras definidas para os agendamentos e acompanhantes.