Configurando Comunicação Via WhatsApp

Pergunte à IA

No eAgenda, você pode configurar notificações automáticas para manter seus clientes informados sobre os agendamentos realizados.

Atualmente, as notificações via WhatsApp disponíveis na plataforma são destinadas a lembretes de agendamento. Esses lembretes utilizam modelos previamente aprovados para o WhatsApp e podem apresentar informações como data, horário, local e observações do agendamento, conforme o modelo selecionado.

É importante destacar que as mensagens enviadas pelo WhatsApp seguem as regras e os processos de aprovação da Meta, empresa responsável pelo WhatsApp. Por esse motivo, atualmente não é possível criar livremente novos formatos de mensagens ou personalizar o conteúdo principal dos lembretes.

I – Acesse as Regras de Notificação

  1. Acesse o eAgenda e faça login na sua conta.

  2. No menu lateral, clique em Comunicação.

  3. Em seguida, clique em Regras de Notificação.

Você será direcionado para a tela de gerenciamento das regras de notificação.

Nessa tela, é possível visualizar as regras já cadastradas, consultar os créditos disponíveis para envio e acessar as opções de Modelos de WhatsApp, Modelos de E-mail, Atualizações de Status e Acompanhamento.

II – Criando um Modelo de WhatsApp

Para criar uma mensagem complementar que poderá ser utilizada nas notificações:

  1. Na tela Regras de Notificação, clique em Modelos de WhatsApp.

  2. Em seguida, clique em Novo Modelo.

Será aberto um formulário para criação do modelo.

Preencha os campos:

  1. Nome do Modelo: informe um nome para identificar o modelo.

  2. Tipo de Modelo: selecione o tipo correspondente.

  3. Mensagem do Modelo: escreva a mensagem personalizada que deseja disponibilizar ao cliente.

Depois de preencher as informações, clique em Salvar.

Esse modelo poderá ser selecionado posteriormente durante a criação de uma Regra de Notificação.

III – Criando uma Regra de Notificação

Depois de criar o modelo personalizado, você poderá criar uma regra para definir quando e para quem o lembrete será enviado.

Para isso:

  1. Acesse Comunicação → Regras de Notificação.

  2. Clique em Nova Regra.

Será exibido um formulário para configurar a regra.

IV – Configurando os dados da regra

No formulário de criação da regra, preencha as informações necessárias:

  1. Nome da Regra: defina um nome para identificar a regra de notificação.

  2. Agendas: escolha as agendas às quais a regra será aplicada.

  3. Destinatários: selecione quem deverá receber a notificação.

Entre os destinatários disponíveis estão:

  • Cliente principal do agendamento;

  • Acompanhantes;

  • Responsável pelo atendimento;

  • Membros da equipe vinculados ao agendamento.

Também é possível selecionar a opção Aplicar a todas as agendas, caso a regra deva ser utilizada em todas as agendas da conta.

V – Configurando o envio pelo WhatsApp

Na seção Forma de Envio, selecione WhatsApp.

Após selecionar esse canal, serão disponibilizadas as configurações específicas para o envio.

No campo Template de envio via WhatsApp, selecione o modelo de lembrete que será utilizado.

Você poderá escolher entre:

  • Lembrete com Campo Observações;

  • Lembrete de Agendamento – Geral.

Esses templates correspondem às mensagens de lembrete disponibilizadas atualmente para o WhatsApp.

VI – Entendendo os modelos de lembrete do WhatsApp

Ao configurar uma regra de notificação utilizando o WhatsApp, o eAgenda disponibiliza modelos específicos de lembrete.

Atualmente, estão disponíveis:

  • Lembrete de Agendamento – Geral: envia as informações gerais do agendamento.

  • Lembrete com Campo Observações: além das informações do agendamento, permite apresentar também o campo de observações.

As informações apresentadas no lembrete podem incluir:

  • Data do agendamento;

  • Horário;

  • Local;

  • Observações, quando utilizado o modelo que possui esse campo.

Quando o agendamento possui um link de reunião configurado como local, como em integrações com ferramentas de videoconferência, esse link será apresentado no campo correspondente ao local do agendamento.

VII – Configurando uma mensagem personalizada

Depois de selecionar o template do WhatsApp, você poderá utilizar o campo Mensagens customizadas quando desejar disponibilizar uma mensagem complementar.

Nesse campo, selecione o Modelo de WhatsApp criado anteriormente.

Essa mensagem não substitui o lembrete principal enviado pelo sistema. Ela funciona como uma comunicação complementar que poderá ser apresentada ao cliente por meio da interação disponível na mensagem, como a opção Saiba mais.

Dessa forma, você consegue fornecer orientações adicionais sem alterar o conteúdo principal do template aprovado para o WhatsApp.

VIII – Configurando a regra de envio

Na seção Regra de Envio, defina quando a notificação deverá ser enviada.

Você poderá escolher entre:

  • Envio imediato: a mensagem será enviada assim que o agendamento for criado.

  • Antes do horário: permite definir com quanto tempo de antecedência a mensagem será enviada.

  • Após o horário: permite configurar o envio após o horário do agendamento.

Quando utilizar as opções Antes do horário ou Após o horário, informe o período utilizando os campos de:

  • Dias;

  • Horas;

  • Minutos.

Também é possível utilizar o Filtro de Status para determinar que a mensagem seja enviada somente quando o agendamento estiver com um determinado status.

Depois de concluir as configurações, clique em Salvar.

IX – Gerenciando as regras de notificação

Após salvar a regra, ela será apresentada na tela Regras de Notificação.

A tabela apresenta informações como:

  • Regra;

  • Agendas;

  • Canal;

  • Template;

  • Envio;

  • Ações.

Na coluna Ações, você poderá administrar as regras cadastradas.

As opções disponíveis são:

  • Editar: permite alterar as configurações da regra.

  • Excluir: permite remover a regra de notificação.

X – Como funciona o envio do lembrete

Depois que a regra estiver configurada, o eAgenda verificará os agendamentos de acordo com as condições definidas.

Por exemplo, caso você configure uma regra para enviar um lembrete 1 dia antes do horário agendado, o sistema realizará o envio conforme essa configuração.

Se a regra estiver configurada como Envio imediato, a notificação será enviada assim que o agendamento for criado.

O conteúdo principal da mensagem seguirá o template de WhatsApp selecionado, contendo as informações correspondentes ao agendamento.

XI – Sobre a personalização das mensagens

Atualmente, o conteúdo principal das notificações de lembrete via WhatsApp não pode ser personalizado livremente.

Isso ocorre porque as mensagens enviadas pelo WhatsApp precisam seguir as regras e os processos de aprovação definidos pela Meta.

Por esse motivo, o eAgenda disponibiliza templates específicos para os lembretes de agendamento.

A personalização disponível atualmente ocorre por meio do Modelo de WhatsApp, que pode ser associado à regra como uma mensagem complementar.

Validação final

Ao concluir este tutorial, confirme se você conseguiu:

  • Acessar as Regras de Notificação;

  • Criar um Modelo de WhatsApp;

  • Criar uma Regra de Notificação;

  • Configurar as Agendas e os Destinatários;

  • Selecionar o WhatsApp como forma de envio;

  • Selecionar o template de lembrete desejado;

  • Configurar uma mensagem complementar por meio do Modelo de WhatsApp;

  • Definir a Regra de Envio;

  • Configurar o Filtro de Status, quando necessário;

  • Salvar a regra de notificação;

  • Gerenciar as regras cadastradas;

  • Identificar as limitações de personalização do conteúdo principal dos lembretes via WhatsApp.

Ao concluir essas etapas, a regra de notificação estará configurada conforme os parâmetros definidos para o envio dos lembretes via WhatsApp.