Como Configurar Agendamentos Recorrentes

Neste tutorial, você vai aprender como configurar os Agendamentos Recorrentes no eAgenda.

Durante o processo, você habilitará a funcionalidade em uma agenda, criará uma recorrência pelo painel administrativo e definirá os participantes, a frequência, o período e as regras de notificações.

Ao final deste tutorial, você saberá como habilitar os agendamentos recorrentes em uma agenda, criar uma recorrência internamente e gerenciar as recorrências cadastradas.

I – Habilitando os agendamentos recorrentes

Para disponibilizar a funcionalidade de agendamentos recorrentes para os clientes, primeiro é necessário habilitá-la na configuração da agenda.

1. Acesse o eAgenda e faça login na sua conta.

2. No menu lateral, clique em Gestão de Agendas.

3. Em seguida, clique em Configuração.

4. Localize a agenda na qual deseja habilitar os agendamentos recorrentes e clique em Configurar.

Você será direcionado para a tela de Configurações Gerais da Agenda.

II – Ativando a opção de agendamento recorrente

Na tela de configuração da agenda, acesse a etapa 5 – Avançadas.

1. Localize a seção Capacidade e Modalidades.

2. Marque a opção Permitir Agendamentos Recorrentes.

3. Depois de habilitar a opção, clique em Salvar para aplicar a alteração.

Após salvar a configuração, os agendamentos recorrentes estarão disponíveis para os clientes realizarem seus agendamentos externamente, de acordo com as opções disponibilizadas pela agenda.

III – Acessando os agendamentos recorrentes

Além dos agendamentos realizados pelos clientes, também é possível criar uma recorrência diretamente pelo painel administrativo.

1. No menu lateral, clique em Gestão de Agendas.

2. Em seguida, clique em Agendamentos Recorrentes.

Você será direcionado para a tela Recorrências, onde poderá visualizar e gerenciar as recorrências já cadastradas.

IV – Criando um novo agendamento recorrente

Na tela Recorrências, clique em Novo Agendamento Recorrente.

Será exibido um formulário para configurar a nova recorrência.

Na primeira parte do formulário, preencha as informações do agendamento:

1. Agenda: selecione a agenda na qual os agendamentos serão criados.

2. Serviço: selecione o serviço que será realizado.

3. Dia: escolha o dia do primeiro agendamento.

4. Horário: selecione o horário disponível.

5. Situação: defina a situação do agendamento.

Depois de preencher essas informações, prossiga para a seção Participantes.

V – Configurando os participantes

Na seção Participantes, defina as pessoas que estarão relacionadas aos agendamentos recorrentes.

Estão disponíveis os seguintes campos:

1. Clientes: selecione o cliente que participará dos atendimentos.

2. Acompanhantes: selecione os acompanhantes, caso existam.

3. Responsável pelo Atendimento: selecione o profissional responsável pelo atendimento.

4. Membros da Equipe: selecione os membros da equipe que participarão do atendimento.

5. Tags: selecione as tags que deseja associar aos agendamentos.

Depois de configurar os participantes, prossiga para a seção Recorrência.

VI – Configurando a recorrência

Na seção Recorrência, defina como os agendamentos deverão ser repetidos.

1. No campo Identificador, informe um nome para identificar a recorrência.

   Por exemplo: Consultas semanais.

2. Em Dias da semana, selecione os dias em que os agendamentos deverão ocorrer.

3. Em Intervalo, defina a frequência da recorrência.

4. Em Data final, informe até quando os agendamentos deverão ser criados.

5. Em Quantidade máxima, informe o número máximo de agendamentos que poderão ser gerados.

Essas configurações determinarão a frequência e o período dos agendamentos que serão criados automaticamente.

VII – Configurando as regras de notificações

No final do formulário, está disponível a opção:

Incluir estes agendamentos nas suas regras de notificações

Caso queira que os agendamentos recorrentes utilizem as regras de notificações configuradas na plataforma:

1. Mantenha a opção Incluir estes agendamentos nas suas regras de notificações habilitada.

2. Dessa forma, os agendamentos criados pela recorrência poderão seguir as regras de notificações configuradas, como lembretes e comunicações destinadas aos clientes.

Caso não queira utilizar essas regras para os agendamentos recorrentes, basta desmarcar a opção.

VIII – Salvando o agendamento recorrente

Depois de preencher todas as informações necessárias:

1. Confira os dados da agenda, serviço e participantes.

2. Verifique as configurações de recorrência.

3. Confira a configuração das regras de notificações.

4. Clique em Salvar.

A recorrência será criada e ficará disponível na tela Recorrências.

IX – Visualizando e gerenciando as recorrências

Depois de adicionar um agendamento recorrente, ele será apresentado em uma tabela na tela Recorrências.

A tabela apresenta as seguintes colunas:

• Criado Em

• Identificador

• Agenda

• Serviço

• Total

• Futuros

• Ações

Na coluna Ações, estão disponíveis as opções para gerenciamento da recorrência.

Você poderá:

• Visualizar os detalhes da recorrência;

• Excluir a recorrência quando necessário.

A tela também disponibiliza filtros, que podem ser utilizados para localizar e organizar as recorrências conforme a sua necessidade.

Validação final

Ao concluir este tutorial, confirme se você conseguiu:

• Acessar a configuração da agenda;

• Selecionar a agenda desejada e clicar em Configurar;

• Acessar a etapa 5 – Avançadas;

• Habilitar a opção Permitir Agendamentos Recorrentes;

• Acessar Gestão de Agendas → Agendamentos Recorrentes;

• Criar um Novo Agendamento Recorrente;

• Configurar a agenda, o serviço e os participantes;

• Definir os dias da semana, o intervalo, a data final e a quantidade máxima;

• Configurar a opção Incluir estes agendamentos nas suas regras de notificações;

• Visualizar e gerenciar as recorrências cadastradas.

Ao concluir essas etapas, os Agendamentos Recorrentes estarão configurados conforme os parâmetros definidos para a agenda e para cada recorrência cadastrada.