Como Integrar com o Microsoft Teams e Outlook

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Neste tutorial, você vai aprender como realizar a integração do Microsoft Outlook/Teams ao eAgenda e configurar uma agenda para realizar atendimentos por videoconferência.

A integração permite conectar sua conta do Microsoft Outlook ao eAgenda para sincronizar os eventos do calendário e, quando necessário, importar eventos do Outlook para uma agenda da plataforma. Além disso, ao configurar uma agenda para atendimento por videoconferência, os links das reuniões do Microsoft Teams serão gerados automaticamente para os novos agendamentos.

Ao final deste tutorial, você saberá como conectar sua conta da Microsoft, importar e sincronizar eventos do Outlook e configurar uma agenda para utilizar o Microsoft Teams nos atendimentos online.

I – Acessando as integrações

  1. Acesse o eAgenda e faça login na sua conta.

  2. No menu lateral, clique em Integrações.

  3. Na tela de integrações, localize o card Microsoft Outlook/Teams e clique em Conectar.

II – Conectando sua conta da Microsoft

  1. Na tela de integração com o Microsoft Outlook/Teams, clique em Conectar com Microsoft.

  2. Você será redirecionado para a página da Microsoft. Selecione ou informe a conta que deseja utilizar na integração.

  3. Na sequência, confira as permissões solicitadas e autorize o acesso necessário para concluir a integração.

Após a autorização, sua conta do Microsoft Outlook/Teams estará conectada ao eAgenda.

III – Importando eventos do Outlook

Depois de conectar sua conta, você poderá importar eventos do seu calendário do Outlook para uma agenda do eAgenda.

  1. Na tela da integração com o Microsoft Outlook/Teams, clique em Importar eventos do Outlook.

  2. Na tela Importar Agendamentos, serão exibidas as sincronizações configuradas e as agendas externas vinculadas à plataforma.

IV – Sincronizando os eventos

Na tela Importar Agendamentos, cada sincronização possui algumas ações disponíveis.

Você pode:

  • Ver eventos: consultar os eventos relacionados à sincronização;

  • Sincronizar agora: atualizar a sincronização e importar para o eAgenda os eventos existentes no Outlook;

  • Remover sincronização: excluir o vínculo entre a agenda do eAgenda e a agenda externa.

Para atualizar os eventos, clique em Sincronizar agora.

Os eventos existentes no Outlook serão sincronizados com a agenda selecionada no eAgenda.

V – Criando uma nova sincronização

Caso você queira configurar uma nova sincronização ou utilizar outro ID de agenda, clique em Nova Sincronização.

Na janela apresentada, preencha as informações da sincronização:

  1. Agenda: selecione a agenda do eAgenda que receberá os eventos.

  2. Origem dos Dados: selecione a origem dos eventos, como Outlook.

  3. Credencial: selecione a conta ou credencial da Microsoft que será utilizada na sincronização.

  4. ID da Agenda no Google ou Outlook: informe o ID da agenda externa que será utilizada.

  5. Sincronizar detalhes do evento: marque essa opção caso queira importar também informações adicionais dos eventos, como descrição, local e outros detalhes disponíveis.

Depois de preencher as informações, clique em Criar Sincronização.

VI – Gerenciando as sincronizações

Depois de criar uma sincronização, ela ficará disponível na tela Importar Agendamentos.

A partir dessa tela, você poderá acompanhar as sincronizações configuradas e utilizar as ações disponíveis para cada uma delas.

É possível visualizar os eventos, sincronizar novamente ou remover a sincronização sempre que necessário.

VII – Configurando a agenda para o Microsoft Teams

Depois de conectar o Microsoft Outlook/Teams, é necessário definir quais agendas utilizarão o Microsoft Teams para os atendimentos por videoconferência.

  1. No menu lateral, acesse Gestão de Agendas.

  2. Clique em Configuração.

  3. Selecione a agenda que deseja configurar.

  4. Clique em Configurar.

VIII – Habilitando a videoconferência

Na tela de configuração da agenda:

  1. Acesse a primeira etapa, Básicas.

  2. Na área Opções da agenda, habilite a opção Videoconferência.

  3. No campo Plataforma, selecione Microsoft Teams.

  4. No campo Tipo de Evento, escolha o formato desejado:

    • Reunião;

    • Webinar.

A configuração define como os eventos de videoconferência serão criados para os agendamentos dessa agenda.

Após essa configuração, os novos agendamentos realizados nessa agenda poderão gerar automaticamente um link de videoconferência do Microsoft Teams, que será associado ao evento.

Validação final

Ao concluir este tutorial, confirme se você conseguiu:

  • Conectar sua conta da Microsoft ao eAgenda;

  • Importar e sincronizar eventos do Outlook;

  • Criar uma nova sincronização, quando necessário;

  • Selecionar a agenda que utilizará a integração;

  • Habilitar a opção de videoconferência;

  • Selecionar o Microsoft Teams como plataforma;

  • Definir o tipo de evento entre Reunião e Webinar.